オフィス移転の基礎知識！基本的な流れや準備を開始すべき時期などを徹底解説
こちらのサイトは、オフィス移転に関する基礎知識をご紹介しており移転に伴う基本的な流れ、事前に行っておくべき準備の内容やそれを行うべきタイミングなど徹底解説を行っています。
計画をしっかり立てることでスムーズな移転作業に繋がりますし、タイムロスなどもなく円滑に進められるメリットにも繋がります。
さらに、移転先の選び方の中で確認しておきたい項目や費用の内訳など幅広く解説しているので参考にされることをおすすめします。
オフィス移転の基礎知識！基本的な流れや準備を開始すべき時期などを徹底解説
オフィス移転の基礎知識を知っているか否かで、スムーズな作業ができるのか否かが決まるといっても過言ではありません。
また、基本的な知識を得ておくと不備がない移転ができると同時に計画を立てるときにも便利です。
オフィス移転では引っ越し業者のサポートが大きくなりますが、OA機器の中でも複合機やコピー機は精密機器であり輸送においては慎重に行う必要がありますので、業者を決めるときには実績をチェックしておくと安心に繋げることができます。
オフィス移転にはどのようなメリット・デメリットがある？
オフィス移転には、社員のモチベーションアップ、業務の効率化、コミュニケーションの活性化、人材確保で有利、コストの最適化といったメリットがあります。
新しくキレイなオフィスに移転すれば社員のモチベーションアップが期待できるとともに、レイアウトの改善による業務効率の向上やコミュニケーションの活性化を図ることが可能です。
新しくキレイなオフィスは求職者にとっても魅力的なので、人材確保の面でも有利に働きます。
加えて、移転に伴ってオフィス規模を縮小したり、都心から郊外へ移転したりすればコストの削減が可能です。
一方で、オフィス移転には多大な労力・時間・費用がかかります。
一般的に計画開始から移転完了まで6ヶ月ほどの時間がかかるとともに、新オフィスの選定やレイアウトの検討、各種手続きが必要です。
通常の業務と並行して移転準備を進める必要があるため、社員の負担増加が懸念されます。
また、オフィスの移転には、現状のオフィスの原状回復工事費、新オフィスの内装工事費、契約時に発生する敷金・礼金、設備や什器の購入費など多額の資金が必要です。
オフィス移転で失敗しないためには、これらのデメリットをしっかりと理解した上で計画を進めていくことが重要となります。
オフィス移転の基本的な流れを押さえておこう！
企業のオフィス移転では手ごろな物件を見つけることも重要ですが、それ以前に引越しのコンセプトを明確にすることが大切です。
事前に移転の方針を決めると、業務の効率化やコスト削減にも役立つ物件をスムーズに見つけることができます。
そしてコンセプトが決まった段階で、移転に最適な賃貸オフィスを探すのが一般的です。
ところがオフィス移転では様々な準備が必要であり、物件探しと引っ越し会社選定を並行して進めることも多いです。
社員が手分けをすると、企業の引っ越しの準備も流れるように進められます。
また手ごろな賃貸オフィスを探したいときには、企業向けの不動産情報サイトが便利です。
エリア別に情報を絞り込むと、企業のニーズにマッチした物件を選ぶことができます。
移転準備の最終段階では、オフィス内の書類や家具を整理してトラックに積み込める状態にする必要があります。
荷造りを丁寧に行うと、移転先での業務のスタートに向けた準備も円滑に進められます。
オフィス移転の準備はいつから始めるべき？
オフィス移転は、個人の引っ越しとは異なり多くの工程を踏む必要があります。
どれだけ小規模なオフィスであっても踏むべき工程はほとんど変わらないので、オフィスの規模にかかわらず移転の際は計画的に進めていくことが重要となりますが、一般的にオフィス移転の準備は移転時期の半年以上前から始める必要があります。
これは、多くの賃貸オフィスでは解約通知を撤退する半年前までに済ませる必要があるためです。
また、オフィス移転の際は原状回復工事や新オフィスの選定、移転先での内装工事やネットワーク工事、各種手続きなどやるべきことは数多くあるため、半年以上前から行動を開始しないと移転に間に合わないという事態にもなりかねません。
そのため、オフィス移転の際は可能な限り早めに準備を開始することが大切です。
加えて、本格的に移転プロジェクトがスタートする前から、依頼候補となる業者の下調べを行ったり、新オフィスの目星を付けたりしておくことでスムーズな移転を実現できるでしょう。
オフィス移転の計画段階で確認すべきこと
オフィス移転には様々な準備が必要になるため、計画的に準備を進めていくことが大切ですが、計画段階でまず確認しておくべきなのが現オフィスの解約予告時期です。
賃貸オフィスの解約予告は撤退の3～6ヶ月前に行うのが一般的ですが、現オフィスと新オフィスの契約が重複する期間が長くなるほど余計なコストがかかってしまいます。
そのため、オフィス移転の際はまず現オフィスの解約予告時期を把握することが重要です。
また、賃貸オフィスから撤退する際は、契約時の状態に戻す原状回復工事が必要になりますが、この工事は解約までに完了させなければなりません。
加えて、工事には多額の費用がかかるので、原状回復工事の工期や費用についても確認しておきましょう。
保証金(敷金)の返還時期についても確認しておくことをおすすめします。
物件によっては、保証金の返還が撤退から3～6ヶ月後に行われるケースもあります。
この場合、返還された保証金を移転費用に充てることができなくなるので注意が必要です。
